Unzufrieden mit der aktuellen Hausverwaltung? Schleppende Antworten, intransparente Abrechnungen, unklare Beschlüsse – Gründe für einen Wechsel gibt es viele. Die gute Nachricht: Ein Verwaltungswechsel ist in der Schweiz rechtlich klar geregelt und einfacher, als viele denken. So gehen Sie vor.
Schritt 1: Aktuellen Verwaltungsvertrag prüfen
Schauen Sie zuerst in den bestehenden Vertrag und das Verwaltungsreglement. Relevante Punkte:
- Vertragsdauer und Kündigungsfrist (üblich: 6 Monate auf Ende Geschäftsjahr)
- Form der Kündigung (meist eingeschrieben verlangt)
- Allfällige Wahlperiode der Verwaltung gemäss Reglement (häufig 3 Jahre, danach Wiederwahl)
Gemäss Art. 712q ZGB kann die Versammlung die Verwaltung jederzeit absetzen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ohne wichtigen Grund gilt die vertragliche Kündigungsfrist.
Schritt 2: Stimmung in der Eigentümergemeinschaft sondieren
Ein Wechsel braucht einen Mehrheitsbeschluss an der Eigentümerversammlung. Sprechen Sie informell mit den anderen Eigentümern – idealerweise haben Sie vor der Versammlung bereits eine Mehrheit auf Ihrer Seite. Klären Sie:
- Welche konkreten Probleme bestehen mit der aktuellen Verwaltung?
- Gibt es Eigentümer, die zufrieden sind? Was wären deren Bedenken?
- Wer kann die Suche nach Alternativen übernehmen?
Schritt 3: Offerten neuer Verwaltungen einholen
Holen Sie 2–3 Offerten von professionellen Immobilienverwaltungen ein. Achten Sie auf:
- Eidg. dipl. Immobilientreuhänder im Team
- Erfahrung mit ähnlich grossen Liegenschaften
- Transparenter Leistungsbeschrieb und Stundensätze
- Persönliches Kennenlernen vor der Beauftragung
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Schritt 4: Traktandum für die Eigentümerversammlung vorbereiten
Der Wechsel muss als Traktandum in der Einladung zur Versammlung aufgeführt werden. Folgende Punkte gehören hinein:
- Antrag auf Abwahl der bisherigen Verwaltung (mit Begründung)
- Antrag auf Wahl der neuen Verwaltung (Name, Adresse, Honorar)
- Antrag auf Genehmigung des neuen Verwaltungsvertrags
- Antrag zur Vollmachterteilung an einen Eigentümer für die Übergabe
Wichtig: Die Einladung muss in der Regel mindestens 20 Tage vor der Versammlung verschickt werden (siehe Reglement).
Schritt 5: Beschluss an der Versammlung
Die Abwahl und Wahl der Verwaltung erfolgt mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Stimmen, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Lassen Sie den Beschluss sauber protokollieren – inkl. Stimmverhältnis und Beginn des neuen Mandats.
Schritt 6: Kündigung und Übergabe organisieren
Nach dem Beschluss übernimmt typischerweise die neue Verwaltung (oder ein bevollmächtigter Eigentümer) folgende Aufgaben:
- Eingeschriebenes Kündigungsschreiben an die alte Verwaltung
- Anforderung sämtlicher Unterlagen: Reglemente, Protokolle, Abrechnungen der letzten 10 Jahre, Versicherungsverträge, Serviceverträge, Bankvollmachten, Mieterlisten (falls vermietet)
- Übertragung der Bankkonten der Eigentümergemeinschaft
- Übernahme des Erneuerungsfonds
- Information an Versicherungen, Lieferanten, Hauswart und Mieter
Schritt 7: Sauberer Stichtag
Vereinbaren Sie einen klaren Stichtag der Übergabe – idealerweise am Geschäftsjahresende. Die alte Verwaltung erstellt eine Schlussabrechnung bis zum Stichtag, die neue übernimmt ab dem Folgetag.
Häufige Fallstricke
Verspätete Kündigung. Wer die Frist verpasst, hängt ein weiteres Jahr fest. Im Zweifel früher kündigen.
Unvollständige Unterlagen. Verlangen Sie ein detailliertes Übergabeprotokoll – fehlende Unterlagen sind später schwer einzufordern.
Bankvollmachten vergessen. Ohne neue Vollmachten kann die neue Verwaltung keine Zahlungen ausführen. Frühzeitig regeln.
Konflikt mit der alten Verwaltung. Bleiben Sie sachlich. Eine korrekte, schriftliche Kommunikation schützt die Eigentümergemeinschaft im Streitfall.
Checkliste auf einen Blick
- Vertrag und Kündigungsfrist prüfen
- Mehrheit unter den Eigentümern sondieren
- 2–3 Offerten einholen
- Traktandum sauber formulieren
- Beschluss an Versammlung fassen und protokollieren
- Eingeschriebene Kündigung versenden
- Unterlagen-Übergabe organisieren
- Bankvollmachten anpassen
- Stichtag und Schlussabrechnung definieren
- Lieferanten und Mieter informieren
Fazit
Ein Verwaltungswechsel ist kein Hexenwerk – mit klarer Vorbereitung und der richtigen neuen Verwaltung an der Seite läuft die Übergabe in wenigen Wochen sauber durch. Entscheidend ist, dass Sie Fristen einhalten und die Übergabe schriftlich dokumentieren.
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